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參展前的準備工作

2018-03-06 14:09:50  來源: 新天會展 點擊:

    若一旦決定參加某一個展覽會,則需盡速開始進行籌備。以下是我們建議展出者不妨從這幾方面入手:

    1) 展品選擇:展品是參展商能直接給觀摩者留下印象的最重要因素。據不完全統計,在參觀這的記憶因素中,展品具有吸引力可占到 39%的比重,因此,應給予特別的重視。選樣三原則:
    a) 針對性 ---- 是指展品要符合展出的目的,方針,性質和內容。
    b) 代表性 ---- 是指展品要體現展出者的高新技術,生產能力及本行業特點。
    c) 獨特性 ---- 是指展品要有自己的獨到之處,以便與其他同類產品相比,明顯有別。

    2) 展示方法:展品本身在大部分情況下,并不能說明其全部性能,顯示全部特征,需要通過借助其他材料或 設備等手段,來加以說明,強調及渲染。要考慮讓參觀者在現場積極參與,并準備一些小包裝樣品免費派發。這些都是為了引起參觀者的興趣 ,增加客商們的購買欲。

    3) 展臺設計:從表面上看,展臺設計的任務應著重美觀,其實,并非如此簡單。主要是展臺要能充分反映出參展商的形象,能吸引參觀者的注意力。因此,還要注意以舷錄傅悖篴 ) 展臺設計要與整體的貿易氣氛相協調; b) 展臺設計是為了襯托展品,不可 喧賓奪主;c) 展臺設計需考慮參展商的公眾形象,不可過于標新立異; d) 展臺設計時,不要忽略展示,會談,咨詢和休息等基本功能。

    4) 人員配備:它是展覽成功與否的關鍵所在。展臺的人員配備可從四個方面加以考慮:a) 按展覽會 的性質選派合適類型或相關部門的人員;b) 根據工作量的大小來決定人員數量;c) 注重人員的基本素質; d) 加強專業知識的培訓及產品性能的了解 , 如專業知識、產品性能、演示方法等等。展臺人員要結合參展商品的特點,靈活應對。如果大眾消費品應著力樹立品牌形象,在消費者中形成親和力;如系新產品,須大力宣傳其與眾不同之處;產品如具獨創性,則應強調其在技術上的突破性。

    5.客戶邀請。展覽會上若能顧客盈門當然求之不得,便有時難免會出現門庭冷落的情況。這就要求參展者除了被動地等客戶到,還要有意識地請客戶來。可采取直接登門拜訪、通過媒體做廣告、現場宣傳,派發資料等手段,邀請和吸引客戶。總之,要未雨綢繆,把工作做在前面

    附表: 參觀者記憶統計因素
    ---------------------------
    展品有吸引力 39%
    操作演示 25%
    展臺設計 14%
    展臺人員表現 10%
    散發資料 8%
    展出者的名氣 4%

    ---------------------------

    以下是多年來國外參展所積累的專業經驗,僅供各位參考:

    計劃時間表:
    (一)12 個月前
    1、從展覽的規模、時間、地點、專業程度、目標市場等各方面,綜合專家意見,選定全年展覽計劃;
    2、與展覽主辦單位或代理公司進行聯系取得初步資料;
    3、選定場地;(一般而言,首次參加國際大展,較難取得最佳位置);
    4、了解付款形式,考慮匯率波動,決定財務計劃

    (二)9個月前
    1、設計展覽結構;
    2、取得展覽管理公司的設計批準;
    3、選擇并準備參展產品;
    4、與國外潛在客戶及目前顧客聯絡;
    5、制作展覽宣傳冊;

    (三)6 個月前
    1、以廣告或郵件等進行推廣活動;
    2、確定旅行計劃;
    3、支付展覽場地及其他服務所須預先付款;
    4、復查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等、并準備必要和翻譯;
    5、安排展覽期間翻譯員;
    6、向服務承包商及展覽組織單位定購廣告促銷;

    (四)3 個月前
    1、繼續追蹤產品推廣活動;
    2、最后確定參展樣品,并準備大量代表本公司產品品質及特色的樣品,帖上公司標簽,贈送索取樣品的客商;
    3、將展位結構設計做最后的決定;
    4、計劃訪客回應處理程序;
    5、訓練參展員工;
    6、排定展覽期間的約談;
    7、安排展覽現場或場外的招待會;
    8、購買外匯;

    (五)四天前
    1、將運貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放人公事包;
    2、搭乘飛機至目的地;

    (六)三天前
    1、抵達,飯店登記;
    2、視查展覽廳及場地;
    3、咨詢運輸商,確定所有運送物品的抵達;
    4、指示運輸承包商將物品運送至會場;
    5、連絡所有現場服務承包商,確定一般準備就緒;
    6、與展覽組織代表連絡,告知通訊方法;
    7、訪問當地顧客;

    (七)兩天前
    1、確定所有物品運送完成;
    2、查看所訂設備及所有用品的可得性及功能;
    3、布置展位;
    4、將所有活動節目做最后的決定;

    (八)一天前
    1、將攤位架構、設備及用品做最的檢查;
    2、將促銷用品發送直接分配中心;
    3、與公司參展員工、翻譯員等進行展覽前最后簡報;

    (九)展覽期間
    1、盡早到會場;
    2、于展覽第一天即將新聞稿送到會場的記者通訊廳;
    3、實地觀察后盡早預約明年場地;
    4、詳細記錄每一個到訪客戶的情況及要求,不要憑事后記憶;
    5、對于沒有把握的產品需求,不要當場允諾,及時回報總部作出合理答復,一旦應承,必須按質按期完成,以取得客戶合作信心;
    6、每日與員工進行簡報;
    7、每天將潛在商機及顧客資料送回公司,以便即時處理及回應;

    (十)展覽結束
    1、監督攤位拆除;
    2、處理商機;
    3、寄出謝卡;

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